Reisekosten online Abrechnung ‐ mit Onexma erledigt sie sich wie von selbst
Mit der Onexma Reisekostenabrechnung rechnen Sie Ihre Spesen bequem und schnell ab. So werden z.B. Tagespauschalen / Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten und alle Abzüge automatisch berechnet sowie Belege automatisch per OCR ausgelesen.
„Zum ersten Mal seit 25 Jahren macht die Abrechnung meiner Reisekosten richtig Spaß. Und im Vergleich zu früher brauche ich nur noch ein Zehntel der Zeit für die Kontrolle und Freigabe der Abrechnungen meiner Mitarbeiter.“ Steven Wilkinson, Buchanan GmbH
„Die Beschreibung von onexma klang vielversprechend. Wie gut das System tatsächlich ist, ahnten wir allerdings noch nicht. Bei uns sind nicht nur die Unternehmensleitung sondern auch die Anwender begeistert.“ Henrik Stammer, Gf. Epi-Use Labs GmbH
„Ich kenne keine andere Software, die eine derart einfache Bearbeitung und Genehmigung der Reisekosten erlauben würde.“ Thomas Keßler, Kessler Beratung
Die Reisekostenabrechnung von onexma ist eine Onlinelösung und ist auch auf Smartphones und Tablets bequem zu bedienen. Sie können damit sehr einfach und flexibel Reisekosten abrechnen und Reisekostenabrechnungen verwalten. Unsere stetig wachsende Nutzerzahl und die durchweg positiven Rückmeldungen, die wir von den Nutzern unserer Reisekostenabrechnung erhalten, bestätigen unseren außergewöhnlichen Ansatz und die hohe Akzeptanz der Reisekostenabrechnung bei den Benutzern. Zur einfachen Weiterverarbeitung bietet onexma Schnittstellen z.B. zu DATEV Unternehmen Online / DATEVconnect online sowie lexoffice.
Reisekostenabrechnung - einfach und übersichtlich
Onexma ist die online Spesenabrechnung und Reisekostenverwaltung mit automatischer Berechnung fast aller Werte wie Tagespauschalen / Verpflegungsmehraufwand, Abzug für Sachbezug oder Mahlzeit, km-Berechnung mittels Maps sowie mehrstufigem, frei konfigurierbaren Genehmigungsprozess.
Automatische Belegerkennung mit OCR
Auch in der iPhone und Android App sind die Spesen erfassbar.
Vorteil: Für jeden zu nutzen, ohne Installation und Einrichtung.
Schnelle Auswertung der Reisekosten - für Sie, Ihr Team oder alle
Verzögerte Auswertungen aus der Buchhaltung oder vom Steuerberater gehören der Vergangenheit an.
Behalten Sie den Überblick über die Reisekosten, Urlaubsanträge oder Fehlzeiten.
Mit einem Klick wechseln Sie zwischen allen, persönlichen oder Gruppenzahlen.
Vorteil: Übersichtliche Grafiken zeigen Ihnen was anliegt oder wo Handlungsbedarf ist sofort auf Ihrem Bildschirm.
Schnelle Erfassung Ihrer Spesen - auch unterwegs
Mit dem Assistenten erfassen Sie Ihre Reisekostenabrechnung in wenigen Schritten — nur die für Sie relevanten Masken und Felder werden angezeigt und müssen ausgefüllt werden.
Alle relevanten Pauschalen und ggf. Abzüge werden nach der hinterlegten Firmenrichtlinie automatisch berechnet.
Automatische Belegerkennung mit OCR
Noch schneller geht's mit der Spesenabrechnungs-App für iPhone, iPad und Android.
Vorteil: Das schafft jeder in wenigen Minuten, auch von Unterwegs oder zuhause und entlastet so die Verwaltung.
Einfache Darstellung der Reisespesen
Jede Reisekostenabrechnung ist übersichtlich gegliedert, das erleichtert besonders ungeübten die Erfassung.
Abzüge (Sachwertbezug oder Mahlzeiten- / Frühstücksabzug)
Wechselkurse für das jeweilge Beleg- oder Reisedatum der Reisekosten
Fahrtkostenberechnung mit Google Maps
Für Ihre Reisekostenabrechnung können Sie die km-Angaben manuell erfassen oder diese automatisch mittels Google Maps berechnen lassen.
Noch schneller geht das, wenn Sie Ihre Orte bereits bei Ihren Stammdaten oder im Anlegen-Assistent eingegeben haben.
Selbstverständlich wird die Fahrzeugart, die Anzahl der Mitfahrer und die Rückfahrt (round-trip) berücksichtigt und gemäß Richtline der Reisekostenabrechnung berechnet.
Auslandsspesen und tägliche Wechselkurse
Alles was Sie für die Abrechnung von Geschäftsreisen im Ausland benötigen, ist bereits hinterlegt:
Übernachtungspauschalen und Spesensätze für alle Länder weltweit werden automatisch berücksichtigt
Automatische Währungsumrechnung gemäß Tageskurs der europäischen Zentralbank
Abzug für Verpflegungsmehraufwand für alle Länder
Vorsteuerabzug auch für Auslandsspesen ausweisbar
Mehrsprachige Reisekostenabrechnung
Zuordnung der Reisekosten
Bereits bei der Erfassung können die Reisekosten den Kostenstellen, Kunden und Projekten zugeordnet werden, das erleichtert später die Übernahme in die Buchhaltung oder die Weiterberechnung.
Selbstverständlich können Sie in den Einstellungen die Felder auch verbergen und deaktivieren.
Mit der entsprechenden Berechtigung können Sie zudem festlegen, welche Kostenstellen, Kunden und Projekte in der Reisekostenverwaltung verwendet werden dürfen.
Mehrstufiger flexibler Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen
Oft werden Spesenabrechnung wegen Rückfragen oder Korrekturen mehrfach per E-Mail verschickt, jeder wartet auf den anderen oder der Vorgesetzte ist außer Haus.
Die Genehmigung der Reisekosten erfolgt direkt in der Reisekostenverwaltung per Mausklick — das war's.
Sie definieren die Genehmigungsstufen und die Berechtigungen, wir helfen Ihnen kostenfrei Ihre Prozesse einzurichten.
Integrierte Daten und Prozesse für Ihre Spesenabrechnung
Kennen Sie das? Die Reisekostenabrechnungen liegen wochenlang in irgendwelchen Ablagen, niemand weiß, wie der aktuelle Stand ist und die Daten werden mehrfach abgetippt.
Bei Onexma haben Sie alle Daten (optional auch alle Dokumente) in einem System und jeder sieht wie der aktuelle Status ist.
Das spart Zeit, vermeidet Unmut und reduziert Fehler.
Umfangreicher Druck und Export aller Spesenabrechnungen
Alle Daten können in unterschiedlichem Umfang als PDF, CSV, Excel und als HTML-Tabelle exportiert und gedruckt werden.
Vordefinierte Exportformate u.a. für DATEV, Lexware und SAP
Alle Formate und Listen lassen sich individuell anpassen, damit Sie die Daten bestmöglich weiterverarbeiten können.
Einbindung aller Mitarbeiter in die Spesenverwaltung
Jeder Mitarbeiter erfasst seine Reisen und Reisekosten selbst im System, das verteilt die Arbeit und beschleunigt die Prozesse.
Jeder sieht sofort, was er noch abzurechnen hat, das Management braucht keine Zettelwirtschaft und das Controlling hat schnellere Zahlen für die Planung.
Grenzenlos und einfach online Reisekosten abrechnen
Hosting und Datensicherung in Deutschland
Sofortige Spesenerfassung auch auf iPhone oder Android
International
Mehrsprachige Benutzermenüs und Formulare
Mehrwertsteuersätze für In- und Ausland
Währungsumrechnung zwischen derzeit 65 Währungen
Berücksichtigung aller Auslandsspesen
Abrechnung gemäß den deutschen gesetzlichen Vorgaben,
der Österreichischen Reisegebührenverordnung, individuellen Regeln oder Arrangements u.a. für die Schweiz
Weltweiter Zugriff über Browser oder App
Unsere Kunden weltweit
Mit onexma verwalten Sie Ihre Reisekostenabrechnung und Travel Management-Prozesse im Web und senken die Prozesskosten rund um die Geschäftsreise und die Genehmigung.
Onexma ist in vielen Ländern verfügbar, damit erzielen Sie bedeutende Einsparungen bei der Reisekostenabrechnung für Ihre Mitarbeiter und Niederlassungen im In- und Ausland.
Als durchgängiges Reisekostenmanagement organisieren Sie Ihre Reisekostenabrechnung und die Erstattung der Ausgaben bis zur Buchhaltung in einem System. Umfangreiche Schnittstellen ermöglichen die Anbindung an jedes Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystem.
Onexma wurde besonders für den Geschäftsreisenden entwickelt, damit dieser einfach, gerne und zeitnah die Reisekosten einreicht und Sie die Abrechnungen schneller und leichter bearbeiten können.
Sie können mit Onexma nicht nur Ihre Reisekosten abrechnen, sondern auch Ihre Urlaubstage/Urlaubsanträge, Krankentage, Arbeitsmittel und Stundenzettel online verwalten.
Onexma bietet im Tarif Business ein umfangreiches und sehr flexibles Genehmigungs- und Workflowsystem zur Prüfung, Genehmigung, Verarbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen.
Solange Sie nur einen Benutzer im System angelegt haben, ist die Genehmigung für die Reisekostenabrechnung nicht relevant.
Bei mehreren Benutzern im System können Sie unter Einstellungen -> Genehmigungsprozess, die gewünschte Anzahl Genehmigungs- bzw. Workflowstufen eintragen und den Benutzern die jeweiligen Rechte erteilen. Diese erhalten dann ein zusätzliches Menu "Genehmigung".
Zusätzlich zu den Bevollmächtigten einer Genehmigungsstufe können bei jedem Mitarbeiter abweichende Genehmiger für die 1. Stufe eingetragen werden, somit kann (meistens die fachliche Prüfung) durch einen Projektleiter, Abteilungs-, Gruppen- oder Niederlassungsleiter (alternativ durch die Einsatzplanung oder Reisestelle) erfolgen.
Grundsätzliche Themen finden Sie auf der Startseite.
Mandant einrichten
Grundsätzlich wird der Mandant für Ihren Benutzer im Tarif Business automatisch angelegt. Beim ersten Login müssen Sie lediglich ein paar Fragen beantworten, alles Weitere geschieht automatisch im Hintergrund.
Normalerweise sollte die Einrichtung eines Mandanten mit maximal 2 Genehmigungsschritten in 5-10 Minuten erledigt sein. Die Zeit sparen Sie dann schon jeden Monat bei der Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen.
Wenn Sie wünschen, unterstützen wir Sie auch telefonisch bei der Einrichtung, um den optimalen Prozess und Workflow für Sie abzubilden.
Mit Onexma erfassen Sie die Reisekosten ganz einfach schon unterwegs, egal ob auf dem Smartphone oder Tablet. Zusätzlich haben Sie die bequeme und übersichtliche Verwaltung im normalen Browser auf Windows, Apple Macintosh oder Linux.
Kostenfreie Testphase
Sie können die Onexma Reisekostenabrechnung und im Tarif Business auch die komplette Benutzer- und Spesenverwaltung mit vollem Funktionsumfang inklusive der Apps für iPhone, Android und iPad nutzen.
Firmenkunden können während der Testphase alle gewünschten Funktionen im Tarif Business wie Berechtigungssystem, Berichtswesen, Genehmigungsprozess und Workflow aktivieren und auf ihre Anforderungen anpassen.
Sie können auch während der Testphase beliebig viele Benutzer anlegen. Empfehlenswert ist es, zunächst die Benutzer anzulegen, die Genehmigungs- oder Sachbearbeiterfunktion einnehmen, dazu klicken Sie auf Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer anlegen
und lassen dort die Option
"Benutzer ab sofort kostenpflichtig aktivieren" = nein
Benutzer, die Abrechnungen genehmigen dürfen, benötigen mindestens Berechtigungsstufe 2 und Benutzer, die Abrechnungen bearbeiten dürfen, benötigen mindestens Stufe 3.
Genehmigung erteilen, Workflow
Wenn eine Abrechnung von einem Mitarbeiter angelegt und "eingereicht" wurde, wird der direkte Vorgesetzte oder der zuständige Benutzer für die 1. Stufe per E-Mail benachrichtigt. In der Benachrichtigung sind Details zur Abrechnung und ein Link enthalten. Sie können die Abrechnung aufrufen, ansehen (ggf. korrigieren oder eine Anmerkung hinzufügen) und genehmigen.
Je nach Anzahl der Prozessschritte (diese sind änderbar unter Einstellungen -> Verwaltung oder in der Benutzergruppe) wird dann der zuständige Mitarbeiter für die nächste Stufe benachrichtigt oder die Abrechnung wird abgeschlossen.
Eine Abrechnung kann einen der folgenden Stati einnehmen:
offen/new: Die Abrechnung wurde angelegt, ist änderbar und bearbeitbar und es ist noch kein Workflow erfolgt.
eingereicht/submitted: Die Abrechnung wurde vom Benutzer eingereicht bzw. abgeschlossen (wenn kein Genehmigungsprozess genutzt wird) und ist für den Benutzer mit Recht 1 nicht mehr veränderbar.
geprüft/passed: Statusänderung nach der 1. Genehmigung wenn mehr als eine Genehmigungsstufe vorliegt(optional)
genehmigt/approved: Statusänderung nach der 2. Genehmigung wenn mehr als zwei Genehmigungsstufen vorliegen(optional)
geschlossen/closed: Die Abrechnung ist abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden, insbesondere notwendig, wenn Daten per Export oder Buchungsliste weiterverarbeitet werden.
bezahlt/paid: Für die Firma/Mandant gleicher Status wie geschlossen, der Mitarbeiter hat hiermit aber zusätzlich die Möglichkeit den Zahlungseingang zu vermerken
Alle Abrechnungen für die noch eine Genehmigung aussteht, finden Sie auch im Menü "Genehmigung" unter der jeweiligen Workflow-Stufe.
Wenn der Genehmiger eine Abrechnung nicht genehmigen möchte oder Rückfragen hat, kann er wie folgt vorgehen:
Dem einreichenden Benutzer eine Nachricht über Onexma senden mit der Bitte um Erklärung oder Belege. Die Frage und die Antwort können bei der Abrechnung archiviert werden und sind so nachvollziehbar.
Die Einreichung zurücksetzen und damit "an den Einreicher zurückgeben" und eine Notiz mit der Beanstandung anfügen. Der Einreicher kann nun die Abrechnung wieder bearbeiten / korrigieren und erneut einreichen.
Die optimale Lösung zur Abrechung Ihrer Dienstreise und Spesenabrechung!
Steuerberatung / Rechtsberatung
Onexma unterstützt Sie dabei, Ihre Spesen und Reisekosten selbst online abzurechnen und zu verwalten.
Onexma liefert keine Steuerberatung, sondern stellt nur ein technisches Hilfsmittel, mit dem Sie Ihre Abrechnungen eigenverantwortlich erstellen können. Bitte beachten Sie, dass zu bestimmten Sachverhalten und Vorgaben, wie und was Sie abrechnen können oder dürfen, Ihre persönliche Situation maßgeblich ist und üblicherweise Ihr Steuerberater zu Rate gezogen werden sollte.
Die Inhalte dieser Website, insbesondere steuerlicher Art wie Pauschalen und Umrechnungskurse, wurden mit größtmöglicher Sorgfalt recherchiert. Trotzdem übernimmt Onexma keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der dargestellten Informationen. Insbesondere sind die Informationen allgemeiner Art und stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen und stellen somit keine Steuerberatung dar.
Reisekostenabrechnung - Abrechnungsarten
Sie können drei verschiedene Arten einer Spesenabrechnung/Reisekostenabrechnung erfassen:
Reiseabrechnung
Monatsabrechnung
Zeitraumsabrechnung
Abrechnungen lassen sich nicht zusammenlegen, wenn Sie Summen für mehrere Abrechnungen benötigen, können Sie im Menü "Berichte" Jahres- oder Monatssummen abfragen. Alternativ können Sie eine Monatsabrechnung anlegen und dort mehrere Reisen zusammenfassen.
Welche Form für die Erfassung Ihrer Reisekostenabrechnungen empfehlenswert ist, hängt von der Struktur und Organisation Ihres Unternehmens, der Reisekostenrichtlinie oder Vorgabe für Geschäftsreisen ab. Gerne beraten wir Sie bei der optimalen Konfiguration.
Genehmigungsprozess
Onexma bietet im Tarif Business ein umfangreiches und sehr flexibles Genehmigungs- und Workflowsystem zur Prüfung, Genehmigung, Verarbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen.
Solange Sie nur einen Benutzer im System angelegt haben, ist die Genehmigung für die Reisekostenabrechnung nicht relevant.
Bei mehreren Benutzern im System können Sie unter Einstellungen -> Genehmigungsprozess, die gewünschte Anzahl Genehmigungs- bzw. Workflowstufen eintragen und den Benutzern die jeweiligen Rechte erteilen. Diese erhalten dann ein zusätzliches Menu "Genehmigung".
Zusätzlich zu den Bevollmächtigten einer Genehmigungsstufe können bei jedem Mitarbeiter abweichende Genehmiger für die 1. Stufe eingetragen werden, somit kann (meistens die fachliche Prüfung) durch einen Projektleiter, Abteilungs-, Gruppen- oder Niederlassungsleiter (alternativ durch die Einsatzplanung oder Reisestelle) erfolgen.
Grundsätzliche Themen finden Sie auf der Startseite.